e-Yaygın Sisteminde Kurs Sonu İşlemlerinin Yapılması

Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüğü’nün 116716701 sayılı ve 09.10.2024 tarihli yazısı:

İlgi: 05.09.2016 tarihli ve 26879895-700-E.9502995 sayılı yazımız.

Genel Müdürlüğümüze bağlı eğitim faaliyetlerini sürdüren hayat boyu öğrenme kurumlarımızın kurslara yönelik iş ve işlemlerini gerçekleştirdikleri e-Yaygın sisteminde kursiyerlerin not ve devamsızlık girişleri kurs eğiticileri tarafından yapılmaktadır. Kurs eğiticilerinin not ve devamsızlık girişlerini sisteme zamanında işlemedikleri durumlarda kurs sonu işlemlerinde gecikmeler yaşanmakta ve kursları tamamlayan kursiyerler belgelerine erişim sağlayamamaktadırlar. Bu nedenle kursiyerlerin not ve devamsızlık giriş işlemlerinin zamanında yapılması önem arz etmektedir.

Buna göre e-Yaygın sisteminde devamsızlık girişlerinin dersin işlendiği günü takip eden 2 gün, not girişlerinin ise kurs bitiş tarihinden itibaren 7 gün içerisinde tamamlanması, kursun tamamlanmasından sonra kurs sonu işlemlerinin kurum müdürlükleri tarafından ivedilikle yapılması gerekmektedir.

Devamsızlık ve not girişlerinin belirtilen süreler içerisinde tamamlanması için e-Yaygın sisteminde düzenleme yapılmaktadır. Bu kapsamda dersin işlendiği günü takip eden 2 inci günün sonunda devamsızlık girişi, kurs bitiş tarihini takip eden 7 nci günün sonunda ise not girişi sistem tarafından kapatılacak ve veri girişine izin verilmeyecektir.

Mücbir sebeplerden dolayı zamanında tamamlanamayan işlemler ise kursiyerlerin mağduriyet yaşamaması için İlgi yazımızda belirtilen şekilde inceleme ve soruşturma yapılması ile soruşturma sonucu düzenlenecek raporda getirilecek teklif doğrultusunda il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerince “Kurs” ekranı üzerinden verilecek yetki ile tamamlanacaktır.

İnceleme Soruşturma Yapılacak düzenleme sonrasında mağduriyet yaşanmaması için kurum müdürlükleri ve kurs eğiticilerinin bu konuda bilgilendirilmesi, kurslarda not, devamsızlık girişi ve kurs sonu işlemlerinin zamanında tamamlanmasına yönelik tedbirlerin alınması hususunda bilgilerini ve gereğini rica ederim.

Hacı Ali OKUR
Bakan a.
Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdür V.

MEB  Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüğü’nün 05.09.2016 tarihli ve 9502995 sayılı yazısı:

Konu: e-Yaygın Sisteminde Güncelleme Ekranlarına Yönelik Tereddüt Edilen Hususlar

……………………VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğüne)

İlgi : a) 01.07.2016 tarih ve 26879895-700-E.7314310 sayılı Bakanlık Makamı Oluru.
b) 22.08.2016 tarih ve 26879895-719-E.8929315 sayılı yazı.

Taşra teşkilatında Genel Müdürlüğümüze bağlı olarak hizmet veren kurum müdürlükleri ile Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğüne bağlı olarak hizmet veren mesleki ve teknik anadolu
liselerince düzenlenen kursların iş ve işlemlerinin yürütüldüğü e-Yaygın Sisteminde ilgi (a) makam oluruyla yapılan düzenlemeye ilişkin valiliklere gönderilen ilgi (b) yazı sonrasında Genel
Müdürlüğümüze ulaşan başvurularda bazı tereddütlerin oluştuğu anlaşılmış ve konuya ilişkin olarak aşağıda yer alan açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

e-Yaygın Sistemi üzerinde kurum müdürlüklerince yürütülen iş ve işlemlerin yoğunluğu nedeniyle sehven yapılan hataların düzeltilmesine ilişkin gerekli ekranlar hazırlanmış ilgi (a) makam oluruyla uygulamaya konularak, e-Yaygın Sisteminde en sık yapılan ve telafisi zor sonuçlar doğuran hataların asgari düzeye indirilebilmesi amacıyla kurs sonu işlemlerinde, kursiyerlerin başarı
durumlarının liste üzerinde ve “Belge (Ön İzleme)” ekranından izlenmesi sağlanmıştır.

Bu kapsamda; belge basım aşamasında e-Yaygın Sistemince güvenli sertifika numarası türetildiğinden, bu adımdan itibaren işlemlerin güncellenmesi, ilgili mevzuat gereğince ancak inceleme ve soruşturma yapılması ile soruşturma sonucu düzenlenecek raporda getirilecek teklif doğrultusunda mümkün olabilmektedir.

Bu nedenle, sehven yapılan işlemlerin Belge Ön İzleme ekranlarından kontrol edildikten sonra kurum müdürlüklerince düzeltilmesi sağlanmalı ve belge basımı bu aşamadan sonra gerçekleştirilmelidir.

Bu amaçla, yapılacak düzeltmeler iki aşamada planlanmış olup belge numarası türetilmeden yapılacak düzeltmeler kurum müdürlüğü yetkisine tanımlanmıştır. Ancak, belge görüntülendikten sonra fark edilen hataların düzeltilmesi ve kursa devam ettiği halde kayıtları sisteme işlenmemiş kursiyerlerin kaydedilmesi işlemleri ise inceleme ve soruşturma raporları doğrultusunda il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerine açılan inceleme ve soruşturma ekranı üzerinden gerçekleştirilecektir.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.
Ali Rıza ALTUNEL
Bakan a.
Genel Müdür V.

Hayat Boyu Öğrenme Genel Müdürlüğü’nün 01.07.2016 tarihli ve 7314310 sayılı yazısı:

Sayı: 26879895-700-E.7314310 01.07.2016
Konu: e-Yaygın Sisteminde Düzenleme Yapılması

BAKANLIK MAKAMINA
İlgi: a) Halk Eğitimi Faaliyetlerinin Uygulanmasına Dair Yönerge.
b) Hukuk Müşavirliği’nin 04.04.2016 tarih ve 3771577 sayılı yazısı.

Genel Müdürlüğümüze bağlı olarak, taşra teşkilatı bünyesinde hizmet veren halk eğitimi merkezleri, olgunlaşma enstitüleri, mesleki eğitim merkezleri ve turizm eğitim merkezleri sosyal, kültürel ve mesleki alanlara yönelik olarak bir çok kursu düzenlemekle yetkili olup; bu kapsamda iller genelinde hizmet veren diğer kurum/kuruluş ve sivil toplum kuruluşunun da ihtiyaç duydukları eğitimleri, işbirliği halinde, ilgili mevzuatlarına uygun şekilde e-Yaygın Sistemi üzerinden açmaktadır.

Ancak, bu iş ve işlemler için daha önce kullanılan “HEM Otomasyon Sisteminin” yazılım olarak yetersiz kalması nedeniyle, tamamen yenilenerek 27 Ekim 2014 tarihinde taşra teşkilatında hizmet veren kurumlarımızın kullanımına açılan “e-Yaygın Sistemi”nin yazılım ve geliştirme sürecinin devam etmesi, sistemin alt yapısını oluşturan mevzuat çalışmalarının yazılım ve uygulama sürecinin gerisinde kalması nedeniyle bir çok aksaklığın yaşanmasına sebep olmaktadır.

Eğitim sistemindeki yeni gelişme ve değişiklikler, kurs açılan alanlar, işbirliği yapılan kurum ve kuruluşların sayısı, kursiyer sayıları ve yapılan işlemlerin artışına paralel olarak, eğitim alanındaki ihtiyaçların artması, bu işlemlerin yürütüldüğü dijital ortamlarda yapılan işlem hatalarının da artmasına ve telafisi zor hak kayıplarına neden olmaktadır. Bu kapsamda, Genel Müdürlüğümüze ulaşan kişisel ve kurumsal bazda başvurular ile illerden gelen talep yazılarında; tüm iş ve işlem süreçlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü kurslara ilişkin olarak, zamanında sisteme girilememiş, sistemin revize edilme aşamasında onaylanması gecikmiş, uyarı ekranlarının henüz hazırlanamamış olması, işlemi yapan personelin sisteme yönelik yaşadığı problemler vb. nedenlerden kaynaklanan hataların, il maarif müfettişi raporları doğrultusunda kursiyerler lehine düzeltilmesinin istendiği anlaşılmıştır.

Ancak, il maarif müfettişlerinin raporlarında yer alan “kursiyerlerin mağdur olmaması için sertifikalarının verilmesi, geçmişe yönelik kursiyer kaydı yapılması ve belge düzenlenmesi” yönündeki tekliflerin, e-Yaygın Sistemi üzerinde, geçmişe yönelik veri ve kurs kayıtlarına müdahale edilmesi anlamı taşıdığı da açık olup; bu yönde gelen tekliflerin hukuki açıdan bağlayıcılığı ve ne yönde işlem tesis edilmesinin gerektiği yönünde, Milli Eğitim Bakanlığı Hukuk Müşavirliğine görüş sorulmuştur.

Genel Müdürlüğümüze verilen ilgi (b) cevabî yazıda; Danıştay 8. Dairesinin 13.06.2016 tarih ve 2010/4870 Esas, 2012/5019 sayılı kararına atıfla, bahse konu olan müfettiş raporlarında getirilen tekliflerin idare üzerinde mutlak anlamda bağlayıcı olmayacağı, ancak kursa katılan, kurs sonu sınavlarda başarılı olan ve sistem üzerindeki aksaklıklar ya da taşra teşkilatında bu iş ve işlemleri gerçekleştiren personel hatalarından kaynaklı nedenlerle kaydı yapılmayan, bu ve benzeri kursiyerler tarafından dava açılması halinde, kişilerin kaydının yapılması ve adlarına sertifika düzenlenmesine mahkemelerce hükmedileceğinin de açık olduğu vurgulanarak, soruşturma raporlarında bu yönde getirilen teklifler doğrultusunda işlem yapılmasında kamu menfaati oluşacağı belirtilmiştir.

Bu doğrultuda; kurslara katılan, devamlılık sağlayan, kurs sonu sınavlarında başarılı olan, ancak ilgi (a) Yönergenin 14. maddesi uyarınca, 1/5 ve 10 günlük süre diliminde, sistem üzerinde onayı unutulan, onaylanma sürecinin tamamlanmaması nedeniyle asıl kaydı gerçekleşmeyen ve bu nedenle sertifika alamayan kursiyerlerin mağdur edilmemeleri ve oluşacak sonuçlar bakımından kamu menfaati de göz önüne alındığında, İl Millî Eğitim Müdürlüklerince yürütülecek inceleme ve soruşturma raporları sonunda, haklarında “kayıtlarının yapılması ve belge düzenlenmesi” uygun görülenlere, İl Millî Eğitim Müdürlükleri ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri (Hayat Boyu Öğrenme Şube Müdürlüğü) yetkisinde e-Yaygın Sistemi üzerinden belge düzenlenmesi ile devam, devamsızlık, hatalı not girişi, yanlış protokol seçimi, kursiyer nakil işlemleri, kursiyer kayıt iptali, belge iptali, kurs yetkilisi değişikliği vb. işlemlerin ise “Kurs Bilgileri Güncelleme Ekranı” üzerinden kurum müdürü yetkisinde düzenlenebilmesi amacıyla gerekli değişikliklerin e-Yaygın Sistemi üzerinde yapılması Genel Müdürlüğümüzce uygun mütalaa edilmektedir.

Makamlarınızca da uygun görülmesi halinde, söz konusu değişikliklerin e-Yaygın Sistemi üzerinde düzenlenmesi hususunu olurlarınıza arz ederim.
Ali Rıza ALTUNEL
Genel Müdür V