Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Çıktısının Alınmaması

Cumhurbaşkanlığı, elektronik ortamda üretilen belgelerin çıktı alınarak saklanmaması konusunda kamu kurumlarını uyardı. Resmi yazı aşağıdadır:

T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü

Sayı: E-67915368-805.01-213492
Konu: Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Çıktısının Alınmaması ve e-İmza Kullanımı

DAĞITIM YERLERİNE

15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesinin birinci fıkrasında yer alan hükmü “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.” ile elektronik imzanın hukuki olarak geçerliliği belirtilmiş olup resmî yazışmaların elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanabilmesi sağlanmıştır. Bununla birlikte kamu kurum ve kuruluşları arasında uygulama birliğini sağlamak, günümüz teknolojisine ve ihtiyaçlarına uygun resmî yazışma süreçlerini belirlemek amacıyla 09.06.2020 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasında yer alan “Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.” hükmü gereği zorunlu hâl veya olağanüstü durum kapsamı haricindeki belgelerin üretim, iletim ve saklama süreçlerinin kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda yürütülmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemeler neticesinde, kamu kurum ve kuruluşlarınca belgelerin elektronik ortamda üretildiği ancak elektronik belge yönetim sistemlerinde (EBYS) dosya bütünlüğünün fiziksel ortamdaki gibi sağlanamadığı, birim değişikliklerinde belgelere erişilemediği gibi bazı istisnai gerekçelerle güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin çıktılarının alınıp saklandığı ve muhataplara iletildiği anlaşılmaktadır.

Yönetmelik hükümlerinin doğru uygulanması amacıyla fiziksel ortamda var olan ve personelin ihtiyaç duyduğu resmî yazışma ve dosyalamaya ilişkin süreçlerin EBYS’lerde de kullanılabilmesi sağlanmalı, bürokrasinin hızlandırılması ile uygulama birliğinin sağlanması adına imza yetkisi bulunan yöneticiler tarafından güvenli elektronik imza kullanılmalı ve elektronik ortamda üretilen belgelerin çıktıları alınmamalıdır.

Bu kapsamda, EBYS’lerde gerekli tedbirlerin alınması; bağlı, ilgili ve ilişkili idarelerinizle merkez ve taşra teşkilatlarınıza gerekli duyuruların yapılması hususlarında bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.

Doç. Dr. Metin KIRATLI
İdari İşler Başkanı