MEB Ölçme, Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün 05.02.2025 tarihli ve 125746245 sayılı yazısı:
Konu: e-Sınav Uygulamalarında Dikkat Edilecek Hususlar
DAĞITIM YERLERİNE
İlgi: a) Millî Eğitim Bakanlığı Merkezî Sistem Sınav Yönergesi.
b) Motorlu Taşıt Sürücü Kursiyerleri e-Sınavı Başvuru ve Uygulama Kılavuzu.
c) Kalfalık, Ustalık ve Usta Öğreticilik s-Sınavları Başvuru/Uygulama Kılavuzu.
ç) Amatör Telsizcilik e-Sınavı Başvuru ve Uygulama Kılavuzu.
d) Denklik Seviye Tespit Sınavı Başvuru ve Uygulama Kılavuzu.
e) Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 22.03.2022 tarihli ve E-90349432-841.99-46228055 sayılı yazısı.
f) Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 24.03.2022 tarihli ve E-90349432-841.99-46425700 sayılı yazısı.
e-Sınav merkezlerinde gerçekleştirilen sınavlarda, uygulama birliğinin sağlaması ve herhangi bir olumsuzluğa sebebiyet verilmemesi amacıyla aşağıda belirtilen hususların açıklanmasına ihtiyaç duyulmuştur.
Bu kapsamda,
1- ???????Her yıl güncellenen İlgi (b-c-ç-d)’de kayıtlı kılavuzun e-Sınav merkezlerinde görev alacak personele duyurulması ve söz konusu Kılavuz’un bir nüshasının e-Sınav salonlarında bulunmasının sağlanması,
2- e-Sınav salonlarında ve salon dışında bulunan güvenlik kameralarının bulunduğu alana hâkim olacak şekilde konumlandırılması ve güvenlik kamera kayıtlarının periyodik olarak kontrol edilmesi,
3- e-Sınav salonlarında bulunan donatım malzemelerinin periyodik olarak kontrol edilmesi, arızalı olan ya da eksik olan donatım malzemeleri ile ilgili İlgi (e)’de kayıtlı yazı doğrultusunda işlem yapılması,
4- e-Sınav sonuçlarını öğrenmek için kullanılan sonuç açıklama cihazlarının (kiosk) sınav salonu dışında olması gerektiğinden varsa salonlarda bulunan kiosk cihazlarının ivedilikle salon dışına çıkarılması,
5- e-Sınav salonlarında gerçekleştirilen sınavlarda zorunlu haller dışında salon görevlileri haricinde personelin bulunmaması,
6- Aday mağduriyetine sebebiyet verilmemesi amacıyla sınav görevlilerine; e-Sınav giriş belgelerini sınav salonuna girişte toplaması, aday yoklama listesine imza atma işlemlerini sınav sonunda yapması ve sınav salonuna yasaklı nesnelerle girmemeleri konusunda gerekli duyuruların yapılması,
7- e-Sınav bina yöneticilerine sisteme girişlerini her oturumda yapmaları konusunda bilgi verilmesi, aksi takdirde sistem tarafından otomatik olarak sınav görev yaptırımı uygulanacağının göz
önünde bulundurulması,
8- İlgi (a)’da kayıtlı yönergenin başlıklı 29’uncu maddesinin “e-Sınav uygulamasına ilişkin esaslar” üçüncü fıkrası hükmü gereği bir oturumda sınava girecek aday sayısı on kişinin altında olduğu takdirde o salonda sınav yapılmaması ve ilgili adayların sonraki oturumlara aktarılması,
Bu işlemin her hafta cuma günü bir sonraki haftaya ait görevlendirme işlemleri MEBBİS üzerinden yapıldıktan sonra oturum kontenjanlarının takip edildiği ekranda aday sayısı dokuz ve altında olan oturumların tespit edilerek bu oturumdaki adayların ileri tarihli en yakın oturumlara aktarılarak adayların kendilerine ( ve/veya Amatör Telsizcilik Sınavı’na giren adayların doğrudan kendilerine bilgi verilmelidir.) bağlı olduğu kurum ve kuruluşlara (.) bilgi verilmesi,
9- İlgi (a)’da kayıtlı yönergede belirtilen geçerli mazeretini belgelendirmeyen adayların e-Sınav randevu değişikliğinin kesinlikle yapılmaması,
10- e-Sınav oturumlarında görev alan tüm personelin ilgili mevzuat, talimat ve kurallarda belirtilen görev tanımlarına uygun bir şekilde görevini yerine getirmesinin sağlanması,
11- e-Sınav görev isteklerinin MEBBİS modülü üzerinden haftalık olarak yenilenmesi gerektiğinden bu hususun ilgili personele duyurulması,
12- “e-Sınav Uygulama ve İzleme Sorumlusu Kursu” hedef kitlesi standart eğitim programında belirtilmiştir. Bu nedenle söz konusu hedef kitleye uygun olmayan personele ilişkin görüş taleplerinin Genel Müdürlüğümüze bildirilmemesi ve şartları uygun olmayan personelin eğitimlere alınmaması,
13- İl Millî Eğitim Müdürlüklerinde görev yapan ve İlgi (a)’da kayıtlı yönergenin 30’uncu maddesinde belirtilen şartları taşıyan bina yöneticilerinin “6245 Sayılı Harcırah Kanunu” kapsamında
yolluk-yevmiye gerektirmeyecek şekilde talep edeceği 1 (bir) ilçe e-Sınav merkezi havuzuna eklenme taleplerinin MEBBİS e-Sınav İşlemleri Modülünde yer alan “Görevli Havuz Değişiklik Talepleri” üzerinden yapılması, ilçe e-Sınav merkezi bina yönetici havuzlarının ise bina yöneticisi olma şartlarını taşıyan ve ilçede görev yapan personelden oluşturulması, söz konusu havuz değişikliklerinin havuza eklenme tarihinden itibaren 1 (bir) yıl geçmeden yapılmayacağının ilgili personele bildirilmesi,
14- e-Sınav bina yöneticisi, bina yönetici yardımcısı, salon başkanı ve gözetmen havuzlarına personel ekleme iş ve işlemlerinin MEBBİS e-Sınav İşlemleri Modülünde yer alan “Görevli Havuz
Değişiklik Talepleri” üzerinden yapılması, (Havuza personel ekleme işlemlerinde yolluk-yevmiye) ayrıca resmî yazı gönderilmemesi,
gerektiren talepler dikkate alınmayacaktır.
15- e-Sınav bina yöneticisi, salon başkanı ve gözetmen görevlendirmelerinde resen sınırı 10 (on) olduğundan görevlendirmelerde bu hususa dikkat edilmesi,
16- e-Sınav salon başkanı veya gözetmen görevine gelmediği durumlarda bina yöneticisi ve/veya bina yönetici yardımcısının sınav salonunda görev yaparak sınavın yapılmasını sağlaması,
17- e-Sınav oturumlarında e-Sınav Uygulama Modülünün yalnızca salon başkanı (salon başkanının göreve gelmediği durumlarda gözetmen tarafından, her ikisi gelmediği durumlarda bina yöneticisi ve bina tarafından kullanılması, diğer personelin kullanmaması hususunda iliniz salon yöneticisi yardımcısı) görevlisi havuzundaki görevliler ile diğer görevlilerin (bina yöneticisi, bina yönetici yardımcısı, emniyet görevlisi, hizmetli personel dahil) bildirilmesi,
18- e-Sınav merkezinde günde üç oturuma kadar sınav olması hâlinde ilk oturumda, üçten fazla oturumda sınav olması hâlinde ise günün ilk ve son oturumu olmak üzere hizmetli görevlendirilecektir. e-Sınav merkezlerinde işçi kadrolarında bulunan personelin hizmetli olarak görevlendirilmesi halinde İlgi (f)’de kayıtlı yazıda belirtilen iş ve işlemlerin yapılması aksi takdirde doğacak yasal sorumluluğun valiliklerde olacağı hususuna dikkat edilmesi,
19- İlgili kurumlarca inceleme, soruşturma, kovuşturma ve benzeri iş ve işlemler için e-Sınava katılan adaylara ilişkin bilgi ve belge talepleri Genel Müdürlüğümüze iletilmektedir. Bilindiği üzere bu bilgi ve belgeler ile e-Sınav merkezi güvenlik kamera kayıtları adayların sınava katıldığı il millî eğitim müdürlüklerince muhafaza edilmektedir. Konu hakkında ilinizde bulunan ilgili kurumlara bilgi verilerek söz konusu bilgi ve belge taleplerinin Valiliğinizce karşılanması,
20- Adayın üzerinde ses ve görüntü nakleden kopya düzeneği/cihazı tespit edilmesi durumunda; her hâlükârda salon görevlilerine bilgi verilmesi, söz konusu düzeneğin e-Sınav merkezinde bulunan güvenlik kameralarına gösterilmesi (yargı süreci ile idari inceleme/soruşturmalarda delil olarak kullanılması için), sistem üzerinden “Adayın üzerinde ses ve görüntü nakleden kopya düzeneği/cihazı tespit edildi.” veya “Adayın kopya çektiği tespit edildi.” seçeneklerinden birinin işaretlenerek sınavının iptal edilmesi,
21- üzerinde ses ve görüntü nakleden kopya düzeneği/cihazı tespit e-Sınav oturumu başlamadan edilen adaylar hakkında salon görevlilerince Genel gerekli işaretlemelerin yapılması hâlinde
Müdürlüğümüzle yazışma yapılmaması,
22- e-Sınav oturumlarında adayın gerçekleştirdiği eyleme göre e-Sınav uygulama modülü üzerinden İlgi (b-c-ç)’de kayıtlı kılavuzun “8.4. e-Sınav Uygulama Modülünde Yer Alan Sınav İptal
Seçeneklerinin Kullanımı” maddesinde yer alan hükümler doğrultusunda gerekli işaretlemelerin yapılması gerekmektedir. Sınava gelen adayın gerçek kişi olup olmadığı hususunda tereddüt oluşsa bile adayın sınava alınarak sınavının tamamlanmasının sağlanması, sınav sonunda adayın emniyet görevlilerine teslim edilmesi ve modül üzerinden “Adayın kendisi yerine başkasının (joker adayın) sınava girmesini sağladığı tespit edildi” seçeneği ile sınavının iptal edilmesi ileride telafisi ve takibi zor olan durumların önlenmesi açısından önem arz etmektedir. Bu adaylar için sınav sonrasında yapılan inceleme/soruşturma, emniyet sorgusu veya adli soruşturma neticesinde gerçek kişi oldukları tespit edildiği takdirde Genel Müdürlüğümüzce sınav yasağı kaldırılarak puanının iade edildiğinden gerekli işaretlemelerin yapılması,
23- e-Sınav esnasında olağan dışı yaşanan tüm olayların “Sınav Görev Raporu”na işlenmesi, söz konusu rapora işlenmeyecek kadar uzun ifadelerle anlatılması gereken durumların ise mutlaka salon görevlileri tarafından tutanak altına alınması ve sınav esnasında tutulan tüm tutanakların sınav zarfına konulması,
24- MEBBİS üzerinden sınav görevini onayladıktan sonra geçerli mazereti olmaksızın bir takvim yılı içinde iki defa görevini iptal ettirenlere son görevini iptal ettiği tarihten itibaren bir yıl süreyle sınav görevi verilmeyeceğinden geçerli mazeret belgesi olmadan görev iptal talebinde bulunan personelin görev iptalinin sisteme mazeretsiz olarak işlenmesi,
25- Genel Müdürlüğümüzce gerçekleştirilen sınavlarda görev ihlali nedeniyle hakkında sınav görev yaptırımı uygulanan il/ilçe millî eğitim müdürü, il millî eğitim müdür yardımcısı, eğitim müfettişi ve il/ilçe millî eğitim şube müdürlerinin görev yaptırımlarının kaldırılması talepleri İlgi (a)’da kayıtlı yönergenin 45’inci maddesinin yedinci fıkrasında yer alan hüküm gereğince Genel Müdürlüğümüzce değerlendirileceğinden bu ünvanlarda görev yapan personelin görev yaptırımı kaldırma taleplerinin İlgi (a)’da kayıtlı yönergede belirtilen geçerli mazeret belgeleri ile birlikte Genel Müdürlüğümüze bildirilmesi,
26- İlgi (a)’da kayıtlı yönergenin 45’inci maddesinde belirtilen ünvanlar dışında olan ve taşra teşkilatında çalışan personelin sınav görev yaptırımı ekleme/kaldırma işlemleri ilgili il millî eğitim
müdürlükleri tarafından yapılacağından görev ihlali nedeniyle veya müfettiş raporu ile sınav görev yaptırımı uygulanacak personelin yaptırımlarının inceleme/soruşturma rapor tarihi baz alınarak MEBBİS’e işlendikten sonra Genel Müdürlüğümüze bildirilmesi,
27- İlgi (a)’da kayıtlı yönergede belirtilen hükümlere aykırı hareket ettiği belirlenen görevlilere Genel Müdürlüğümüzün yaptığı sınavlarda bir yıl, tekrarı hâlinde iki yıl, ikinci ve sonraki tekrarlarında üç yıl, adayın sınavının iptaline sebep olan görevlilere ise beş yıl süreyle sınav görevi verilmemesi,
28- e-Sınavlarla ilgili mevzuatlarda açıkça belirtilen hükümler ve Genel Müdürlüğümüzce bildirilen hususlara ilişkin olarak gerçek veya tüzel kişilerce tarafınıza verilen dilekçe, bilgi edinme ve
benzeri diğer başvurulara Valiliğinizce cevap verilmesi ve söz konusu hususlar için Genel Müdürlüğümüzden görüş talep edilmemesi,
29- Adayların yanlış yatırmış oldukları sınav ücreti iade talepleri ve e-Sınav görevlilerinin ücret ödemeleri ile ilgili yazışmaların Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü (Döner Sermaye İşletmesi
Müdürlüğü) ile yapılması,
30- Motorlu Taşıt Sürücü Kursiyerleri e-Sınavlarına katılan adaylara ilişkin hususların aynı veya farklı zamanlarda Özel Öğretim Kurumları Genel Müdürlüğü ile Genel Müdürlüğümüze gönderildiği anlaşılmıştır. İşlem karmaşası yaşanmaması, bürokrasinin azaltılması ve işlemlerin tek bir birim tarafından sağlıklı olarak yürütülebilmesi amacıyla sınav hakkı taleplerinin Özel Öğretim Kurumları Genel Müdürlüğüne, elektrik kesintisi, teknik arıza veya İlgi (b) Kılavuz’un “e-SINAVLARIN ” başlıklı 13’üncü maddesinde belirtilen hususlar nedeniyle sınav TEKRARLANMASINA DAİR ESASLAR yapılamaması konularının Genel Müdürlüğümüze bildirilmesi ???????gerekmektedir.
Bu kapsamda ilgili tüm personele gerekli duyuruların yapılması hususunda bilgilerini ve gereğini önemle rica ederim.
Kemal BÜLBÜL
Bakan a.
Ölçme, Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürü